Notre département comptabilité à la loupe
Cette édition met en lumière le département « Finance et Administration ». Ce secteur représente l’épine dorsale de toute entreprise, et chez nous, cela ne fait pas exception. Cette équipe dévouée veille à ce que tous les processus financiers se déroulent sans accroc et que les tâches administratives soient traitées efficacement. Grâce à leur gestion méticuleuse et à leur excellente expertise, ce département contribue de manière fondamentale à la stabilité et à la croissance de l’entreprise, permettant ainsi à Meno de poursuivre sa mission et d’offrir à ses clients le meilleur service possible.
Avec plus de 450 000 factures d’achat papier de marchandises par an, nous étions autrefois de véritables consommateurs de papier chez Meno à Nivelles : ouvrir les lettres, extraire les factures, démarrer les facturations, faire des copies pour les associés, …
Le jeudi, les machines d’impression étaient monopolisées pour imprimer les factures à envoyer aux associés d’ici vendredi midi. Le vendredi après-midi, B-Post arrivait avec un transport spécial pour récupérer les sacs postaux remplis de factures, qui, dans le meilleur des cas, étaient livrées aux associés au début de la semaine suivante.
Depuis de nombreuses années déjà, nous travaillons avec les fournisseurs pour recevoir ces documents sous forme EDI, accompagnés d’un fichier PDF. Nous avons souvent dû expliquer qu’un PDF n’était pas un fichier EDI, et que seul le PDF ne nous suffisait pas. Et nous avons plutôt bien réussi dans ce domaine. Pour plus de 95 % des documents entrants, nous sommes conformes aux délais légaux fixés au 01/01/2026.
David Vetard
Responsable comptabilité
Dahnaelle Van Ydegem
Compta HH Seraing/Vemat
Import et compta client/fournisseurs Meno
Christel Schroeder
Employée comptabilité et facturation
Kelly Louviau
Employée comptabilité / facturation / litiges
Valere Somers
CFO / GRH
Cela nous permet de collaborer de manière plus précise avec nos fournisseurs et nos associés, tout en contribuant à réduire de manière respectueuse de l’environnement les coûts liés au papier, à l’encre et au transport, ainsi qu’à diminuer l’empreinte carbone chez nos partenaires fournisseurs.
À présent, notre attention se porte sur la sortie vers les associés. Dans cet effort, nous tentons également d’introduire les formats EDI dès leur réception. Le législateur a fixé une échéance à cet égard, à savoir que à partir du 01/01/2026, un fichier EDI sera la seule forme obligatoire de transmission de ces documents. Nous inclurons toujours un fichier PDF lisible en tant que service. Ainsi, nous pourrons également réduire davantage l’empreinte carbone de Meno, tout en diminuant les coûts d’encre, de timbres et de transport. Deux personnes du service assurent principalement ce service : Christel et Kelly.
UNE SOLUTION LOGICIELLE MODERNE GARANTIT l’EFFICACITÉ
La comptabilité du groupe Meno est assurée par Dahnaëlle et David. Nous gérons trois sociétés différentes avec deux logiciels comptables distincts. Handy Home Doyen Seraing utilise Exact car son système ERP est basé sur Infomat. Vemat et Menouquin fonctionnent avec Adfinity-Easi, un logiciel belge moderne dont le siège est à Nivelles. Cependant, à partir du 01-02-2025, Adfinity-Easi sera remplacé par Microsoft FinOps, car nous convertissons également les processus sous-jacents des autres départements vers cet outil moderne. Nous entamons une nouvelle année passionnante avec le perfectionnement des processus, les tests, l’apprentissage et les erreurs avec le nouvel outil, pour ensuite attendre avec impatience le « go live » à partir du 01-02-2025. Une tenue précise de ces comptabilités est essentielle pour pouvoir présenter et expliquer en toute tranquillité les états financiers lors de l’assemblée générale annuelle. Nous appliquons les mêmes normes de qualité qu’une société cotée en bourse.
Nicole assure le suivi de la BFA, la collaboration avec Hagebau, les sujets de GRH de Meno et Handy Home Doyen Seraing, ainsi que la fonction d’assistance à la direction. Elle maîtrise parfaitement l’allemand, ce qui a également contribué au succès de la collaboration avec Hagebau depuis son lancement en 2018. Seule une personne polyvalente comme Nicole peut assumer de telles tâches et responsabilités diverses et les finaliser à la satisfaction de ses clients internes.
